Czym jest Zgodność - Compliance?
Compliance jest to taki sposób organizacji przedsiębiorstwa, który redukuje do minimum ryzyko wystąpienia wszelkich nieprawidłowości („Compliance w przedsiębiorstwie”, Bartosz Makowicz, Wolters Kluwer Polska, 2011r.)
Dlaczego tworzy się jednostki Compliance w dużych firmach?
Działalność w zakresie Compliance wywodzi się przede wszystkim z instytucji finansowych, które dostrzegły znaczenie zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z obowiązującym prawem oraz minimalizacji ryzyka wywołania zaburzeń w tej sferze. Obecnie zalety Compliance docenia coraz więcej największych światowych firm produkcyjnych czy też usługowych, a rozmiary budowanych działów Compliance rosną od jednoosobowego stanowiska pracy do potężnych departamentów o złożonej strukturze terytorialnej i zadaniowej, skutecznie podnosząc pozytywny wizerunek firmy, zwiększając zaufanie do niej. Jednocześnie na całym świecie, także w Europie i Polsce, przedsiębiorstwa działają proaktywnie i same budują swoje systemy Compliance, stosując się do zasady „self policing”, czyli zadbania o to, aby wewnątrz firmy funkcjonowały rozwiązania w zakresie kontroli zgodności.
Czym zajmuje się komórka ds. Compliance w GK PGE?
GK PGE jest jednym z największych producentów i dostawców energii elektrycznej w Polsce. Podobnie, jak inne największe przedsiębiorstwa energetyczne, PGE ponosi odpowiedzialność wobec klientów, pracowników, swoich właścicieli, ale także szerzej – całego społeczeństwa. Odpowiedzialność ta polega między innymi na tym, że zawsze i wszędzie powinniśmy przestrzegać obowiązujących przepisów prawa, respektować podstawowe zasady etyczne oraz działać w sposób zrównoważony.
Zadania w zakresie zarządzania zgodnością (Compliance) komórki właściwa ds. Compliance obejmują następujące obszary tematyczne:
- Zasady uczciwego biznesu GK PGE, w tym Kodeks etyki GK PGE
- Ochrona konkurencji i konsumentów
- Przeciwdziałanie korupcji
- Korzystanie z zasobów firmy
- Przeciwdziałanie nadużyciom finansowym
- Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy (AML)
- Zakupy i zamówienia publiczne (łańcuch dostaw)
- Konflikt interesów
- Bezpieczeństwo informacji
- Środowisko naturalne
- Polityka antymobbingowa
- Współpraca pomiędzy pracownikami
- Bezpieczeństwo i higiena pracy
- Relacje ze społecznościami lokalnymi
- Relacje z klientami
- Relacje z dostawcami i partnerami biznesowymi
- Zasady uczciwej komunikacji korporacyjnej.
Kim jest Sygnalista (Whistleblower)?
Sygnalista to osoba zgłaszająca nieprawidłowości, informacje o podejrzeniu i/lub wystąpieniu incydentów niezgodności, których skutki mogą być szkodliwe dla GK PGE, jej pracowników lub kontrahentów, w szczególności w zakresie działań o charakterze przestępczym, korupcji, niegospodarności, przypadków nadużycia władzy, łamania praw pracowniczych, konfliktu interesów itp. mających miejsce w spółkach GK PGE. Sygnalistą może być każdy, w szczególności pracownik, konsultant, wykonawca, podwykonawca, dostawca lub klient.
Warunkiem koniecznym uzyskania i utrzymania statusu Sygnalisty jest działanie osoby zgłaszającej w dobrej wierze.
Zgłoszenia Sygnalistów różnicuje się ze względu na sposób przekazanej informacji:
- zgłoszenia jawne – Sygnalista zgadza się na pełne ujawnienie tożsamości, zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienia, jak i osobom postronnym
- zgłoszenia poufne – możliwa jest identyfikacja Sygnalisty, ale jego dane osobowe są utajnione przed rozpoczęciem postępowania,
- zgłoszenia anonimowe – sposób zgłoszenia nie ujawnia danych osobowych zgłaszającego, ani nie umożliwia jego identyfikacji.
Jaka jest ochrona Sygnalisty?
GK PGE respektuje prawo Sygnalistów do zachowania anonimowości w zakresie przez nich określonym oraz chronią je przede wszystkim poprzez:
- zapewnienie poufności ich danych osobowych oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego w taki sposób, aby nie było możliwe jednoznaczne stwierdzenie, kto zgłosił informację,
- wyciąganie konsekwencji służbowych wobec osób zachowujących się niewłaściwie, tj. szykanujących Sygnalistę lub ujawniających jego tożsamość,
- zabezpieczenie praw sygnalistów przed jakimkolwiek działaniem o charakterze odwetowym bądź oskarżeniem wzajemnym, wynikającym z ich zgłoszeń
Komórki organizacyjne zarządzające dokumentacją dotyczącą zgłoszeń w tym osób objętych zgłoszeniem, gromadzone w ramach Zgłoszeń Incydentów niezgodności, przetwarzają taką dokumentację ze szczególną starannością, w sposób zgodny z przepisami prawa i odpowiednimi regulacjami wewnętrznymi, w tym gwarantujący danym osobowym bezpieczeństwo oraz wyłącznie uprawniony do nich dostęp.
Co to jest Kodeks etyki lub Kodeks postępowania?
Kodeks etyki lub Kodeks postępowania jest zbiorem wartości i zasad, obowiązujących w organizacji, w którym określono podstawowe wartości etyczne oraz standardy, których oczekuje się od pracowników, partnerów biznesowych i dostawców.
Na czym polega System Zarządzania Zgodnością (Compliance) GK PGE?
Ponieważ pracownicy i menedżerowie w naszej firmie mogą różnie pojmować i tolerować ryzyko (a nawet kierować się różnymi motywacjami), potrzebny jest jednolity program, ułatwiający nam wszystkim w PGE przestrzeganie prawa, czyli – System Zarządzania Zgodnością (Compliance) GK PGE. System ten będzie składał się z trzech podstawowych filarów, takich jak: zapobieganie, identyfikacja nieprawidłowości i reagowanie.
